La gestión administrativa en colegios, institutos y centros de formación implica cada curso decenas de documentos que deben firmarse, enviarse y archivarse correctamente.

Actas de evaluación, matrículas, titulaciones, convenios de prácticas, contratos de trabajo o comunicaciones a familias forman parte del día a día de cualquier centro educativo.

Cuando estos procesos se gestionan en papel o mediante firmas presenciales, el resultado suele ser el mismo: retrasos, acumulación de tareas y una gran carga administrativa, especialmente al final del curso.

La buena noticia es que hoy existen soluciones de firma electrónica para centros educativos que permiten simplificar todos estos procesos.

Los trámites administrativos que más tiempo consumen en un centro educativo

En la mayoría de centros educativos, el equipo de secretaría y dirección dedica muchas horas a gestionar documentos que requieren firma o envío certificado.

Entre los más habituales están:

• Actas de evaluación
• Procesos de matrícula
• Expedición de titulaciones y certificados
• Convenios de prácticas con empresas
• Contratos laborales del personal
• Comunicaciones certificadas a padres y tutores
• Cambios de horario y avisos urgentes
• Autorizaciones diversas: Autorización para grabación de imágenes, para salidas en localidad, etc.

Cuando estos trámites dependen de la presencia física de los firmantes, el proceso se ralentiza y puede generar retrasos innecesarios.

Firma electrónica en centros educativos: una solución cada vez más necesaria

La digitalización de la gestión académica permite automatizar muchos de estos procesos administrativos.

Con una solución de firma electrónica, los centros educativos pueden:

• Firmar documentos oficiales de forma digital y con validez legal.
• Recoger firmas múltiples del equipo docente a través de un circuito de firmas.
• Gestionar actas de evaluación sin necesidad de reuniones presenciales
• Enviar comunicaciones electrónicas certificadas a familias
• Mantener trazabilidad y seguridad jurídica de todos los procesos realizados
• Reducir el uso de papel y el archivo físico

Esto no solo mejora la eficiencia administrativa, sino que también facilita el trabajo del equipo docente y directivo.

Prepárate para final de curso

Uno de los momentos de mayor carga administrativa en cualquier centro educativo es el cierre del curso escolar.

En pocas semanas se concentran:

• Evaluaciones finales
• Firma de actas
• Tramitación de titulaciones
• Preparación del siguiente curso
• Matrículas y documentación académica

Digitalizar los procesos antes de llegar a este periodo permite evitar cuellos de botella y trabajar con mayor tranquilidad cuando el volumen de trabajo aumenta.

XolidoSign Professional: Firma electrónica y Comunicaciones Electrónicas Certificadas para simplificar la gestión académica

Herramientas como XolidoSign Professional permiten a los centros educativos digitalizar sus procesos documentales de forma sencilla y segura.

Con XolidoSign Professional es posible:

• Firmar electrónicamente actas de evaluación
• Gestionar flujos de firma entre profesores y dirección
• Formalizar convenios de prácticas
• Firmar contratos laborales
• Enviar comunicaciones certificadas a familias con validez legal

De esta forma, el centro educativo gana eficiencia administrativa, reduce tiempos de gestión y mejora la organización interna.

La transformación digital también empieza en la secretaría del centro

La digitalización en educación suele asociarse a las aulas, pero la gestión administrativa también puede beneficiarse enormemente de las herramientas digitales.

Simplificar los procesos de firma y comunicación documental permite que los equipos directivos y administrativos dediquen más tiempo a lo realmente importante: la organización académica y el acompañamiento al alumnado.

Prepararse con antelación es la mejor forma de evitar el estrés administrativo del final de curso.

Implementar la firma electrónica en centros educativos es uno de los pasos más sencillos y efectivos para avanzar en esa transformación.

Este año en Xolido celebramos un acontecimiento muy especial: cumplimos 25 años y nada de esto habría sido posible sin la confianza que has depositado en nosotros.

En 2001, comenzamos nuestra actividad con el propósito de desarrollar soluciones orientadas a la seguridad de la información y a la transformación digital de las organizaciones. En este primera etapa nos destacamos como fabricante de software, impulsando el diseño y desarrollo de gestores de contenidos, gestores de correo y aplicaciones web en la nube, todos ellos integrados en la Plataforma Internet Xolido.

Paralelamente, y apenas unos meses después de su fundación, el equipo de I+D+i comenzó a trabajar en proyectos de firma electrónica, un ámbito todavía incipiente en aquel momento, que sentó las bases para el posterior lanzamiento en 2010 de XolidoSign Desktop.

Desde entonces, hemos seguido evolucionando y ampliando nuestro catálogo con soluciones como XolidoSign Corporate, Professional, Gateway, Xolido Identify y Xolido Notify incorporando flujos de trabajo avanzados, integraciones, notificaciones y comunicaciones electrónicas certificadas adaptadas a las necesidades reales de nuestros clientes.

Queremos darte las gracias por acompañarnos a lo largo de estos años y por su apoyo y colaboración que nos han impulsado a mejorar y a innovar continuamente. Herramientas como XolidoSign han pasado de ser un software de escritorio a convertirse en ecosistemas completos (XolidoSign Corporate, Professional, Gateway) que facilitan la vida de miles de empresas.

Miramos al futuro con la misma ilusión y compromiso con los que empezamos, convencidos de que los próximos retos seguirán construyéndose de la mano de personas como tú.

¡Gracias por estos 25 años de seguridad y confianza!

Equipo Xolido
25 años creando confianza digital

XolidoSign Corporate, otra forma de trabajar.

El Modelo 145 o "Comunicación de datos al pagador", es un documento importante que debe cumplimentar el empleado para que la empresa o empleador calcule correctamente el porcentaje de retención del IRPF que se aplica en la nómina.

Además de al inicio de la relación laboral es recomendable revisarlo y presentarlo de nuevo a principios de año, por si hubiera algún cambio en la situación personal o familiar del empleado.

Flujo de automatización Modelo 145

Para que a los Departamentos de RRHH no se les haga muy tedioso este trámite XolidoSign  les ayuda a automatizar esta gestión. Únicamente, deberán enviar a su lista de empleados el Modelo 145 realizando un flujo automatizado y le llegará a cada empleado el Modelo 145 para su cumplimentación y firma.

A medida que los empleados cumplimentan sus Modelos y lo firman el Departamento de RRHH los irá recibiendo en la plataforma XolidoSign.

Technology Show es un espacio profesional en el que empresas del sector tecnológico presentarán soluciones aplicables en pequeñas y medianas empresas.

El evento se celebrará los días 25 y 26 de noviembre en el Pabellón 2 de la Feria de Valladolid.

Las pymes necesitan estar cada día más conectadas al mundo tecnológico y digital y para ello requieren de herramientas que faciliten su día a día y les permitan luchar en un mercado cada vez más competitivo.

Xolido estará presente en Technology Show ofreciendo sus soluciones de Firma Electrónica, Comunicaciones Electrónicas Certificadas e Identificación Electrónica.

Desde Xolido ayudamos a las pymes a digitalizar y automatizar sus procesos administrativos y laborales adaptando los procedimientos manuales de la empresa a un sistema automatizado, con el que lograrán ahorro de costes, tiempo y una mejor experiencia de usuario.

Casos de uso de las soluciones XolidoSign

1. Caso de uso: Evaluación de Desempeño

Hemos logrado automatizar el proceso de Evaluación de Desempeño con un flujo de trabajo en el que se van lanzando los diferentes procesos a medida que avanzan las diferentes fases de evaluación.

Además, todas las firmas realizadas durante el proceso tienen validez legal según la normativa eIDAS.

Ejemplo de Proceso de Evaluación de Desempeño.

2. Selección de Personal

Automatización de todo el proceso de selección de personal, tanto de personal interno como personal de nueva incorporación.

Presentación de candidatura del candidato, subida de documentación requerida por parte del candidato, subsanaciones de errores en la candidatura, etc.

Todas las candidaturas presentadas nos llegarán a nuestra Plataforma XolidoSign Corporate, desde donde se podrá hacer seguimiento de la misma y requerir más información o subsanaciones en caso de ser necesario.

3. Procesos de licitaciones
4. Solicitud de subvenciones
5. Inscripción de matriculas
6. Solicitud y aprobación de gastos de viaje
7. Etc.

Todos estos procesos se unen a los trámites más habituales de firma de contratos, informes, certificados, nóminas, permisos de vacaciones, actas, convocatorias de juntas, consentimientos informados, etc.

Todos nuestros envíos de petición de firma, aprobación, notificación, etc. se realizan como Comunicaciones Electrónicas Certificadas, que garantizan la integridad y la autenticidad del contenido de la comunicación como asunto y texto, los documentos remitidos, así como la fecha y hora de envío y recepción.

Solicita tu cita para una demo gratuita en soporte@xolidosign.com

Mide las competencias profesionales de tus trabajadores de manera ágil, segura y digital.

Se acerca una de las épocas más intensas para los departamentos de Recursos Humanos: el ciclo de evaluaciones de desempeño y que tradicionalmente genera una enorme carga administrativa.

Si quieres que este año sea diferente prueba a realizar la Evaluación de Desempeño con XolidoSign Corporate, y transforma este proceso en una experiencia 100% digital, ágil y segura.

Automatiza el proceso con XolidoSign Corporate

Imagina un flujo de trabajo donde RRHH, evaluador y evaluado completan el proceso en minutos y todo con plena validez legal.

Con XolidoSign Corporate, diseña tu propio procedimiento de Evaluación de Desempeño y automáticamente se irán lanzando los procesos que correspondan en cada fase de evaluación.

Un Ejemplo de proceso automatizado en XolidoSign Corporate, podría ser:

1. Creación del formulario/s de evaluación: Diseñado con los criterios y métricas clave según las necesidades de la empresa.
2. RRHH inicia el proceso: El departamento de RRHH carga la plantilla de evaluación en XolidoSign Corporate y la envía al evaluador.
3. Evaluación por Evaluador: El evaluador recibe el documento de evaluación, accede al documento, realiza la evaluación y añade su firma electrónica.
4. Evaluado: Automáticamente, el documento llega al evaluado (empleado). Este lo revisa y añade sus observaciones o la información que se le solicite y firma.
5. Finalización del proceso: El evaluador firma electrónicamente la evaluación. Garantiza autenticidad, evitando modificaciones no autorizadas.

Todo en una única plataforma, con un historial completo de acciones.

¿Qué beneficios aporta a tu organización?

• Ahorro de tiempo y cargas administrativas.
• Transparencia y trazabilidad en todo el proceso. Garantiza la integridad del documento y la identidad de los firmantes, cumpliendo con la normativa eIDAS.
• Máxima Confidencialidad. XolidoSign Corporate garantiza un entorno seguro.
• Mejora la experiencia del empleado. Proceso ágil, sencillo y digital.
• Datos con todas las estadísticas de la evaluación. Para la toma de decisiones basadas en datos.

Te invitamos a descubrir cómo XolidoSign Corporate puede optimizar tu proceso de evaluación del desempeño.

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