En un entorno empresarial cada vez más digital, automatizar procesos y garantizar la validez legal de documentos se ha convertido en una prioridad. En este contexto, XolidoSign, una solución de firma electrónica avanzada, comunicaciones electrónicas certificadas, operaciones con terceros, acceso seguro de documentos y notificaciones emerge como un aliado estratégico para su integración en plataformas como CRM, ERP, programas de nóminas, contabilidad o presupuestos.

Qué soluciones XolidoSign permiten la integración vía API SOAP

XolidoSign Corporte

XolidoSign Corporate es una solución de firma electrónica con certificado, firma manuscrita biométrica, envío certificado y acceso seguro de documentos y operaciones con terceros con comunicaciones electrónicas certificadas que permite automatizar tus trámites, validar la integridad de tus documentos, garantizar su trazabilidad y cumplir con los estándares legales más exigentes (como el reglamento eIDAS). Además, ofrece una API potente para su integración en distintos entornos empresariales.

XolidoSign Gateway

XolidoSign Gateway es una pasarela de firma online para integración en tus aplicaciones y sistemas. Sustituye la implementación de costosos procesos de firma electrónica con largos desarrollos, por nuestra pasarela de firma de fácil y rápida integración.

¿Por qué integrar XolidoSign en tus sistemas de gestión?

La integración de XolidoSign va más allá de simplemente firmar un documento digitalmente. Se trata de automatizar el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su archivo final, garantizando la seguridad jurídica y la eficiencia operativa.

1. Automatización documental
   • Genera, envía y firma documentos sin salir del sistema.
   • Reduce tiempos de espera y elimina pasos manuales innecesarios.

2. Cumplimiento legal
   • Firma electrónica avanzada o cualificada con validez jurídica (conforme al reglamento eIDAS).
   • Garantiza la integridad y la autenticidad de los documentos.
3. Seguridad
   • Certificados digitales, autenticación multifactor y cifrado de extremo a extremo.
   • Control de Acceso: Mayor seguridad en la gestión de documentos confidenciales.
4. Reducción de costes
   • Menor uso de papel, impresión, escaneado y archivo físico.
   • Reducción de errores humanos y mejora en la productividad.
5. Mejora en la experiencia del cliente o empleado
   • Facilidad para empleados, clientes y proveedores.
   • Permite firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo (móvil, tablet o PC), sin necesidad de desplazamientos o impresoras.
   • Proyecta una imagen de empresa moderna y orientada a la tecnología.

Casos de uso según tipo de sistema

CRM (Gestión de clientes)

• Firma de contratos, autorizaciones para el tratamiento de datos personales de forma instantánea, formularios de consentimiento, acuerdos de confidencialidad (NDA).
• Automatización en campañas de onboarding y atención al cliente.

ERP (Planificación de recursos empresariales)

• Aprobación de pedidos, órdenes de compra, acuerdos con proveedores.
• Gestión de documentación legal entre departamentos, gestión de proyectos.

Nóminas y RR.HH.

• Firma de contratos laborales, nóminas, convenios, acuerdos de finiquitos, políticas internas y de comunicación que requieran acuse de recibo o firma. (Códigos de conducta, acuerdos de confidencialidad para empleados, etc.)
• Reducción del ciclo de incorporación de personal.

Contabilidad y Finanzas

• Validación de facturas, aprobación de pagos, auditorías internas, informes financieros, etc.
• Mayor trazabilidad documental para fines fiscales y contables.

Presupuestos y Proyectos

• Firma de presupuestos por clientes o responsables de área.
• Agilidad en la aprobación de fases de proyecto.

¿Cómo se integra XolidoSign?

Gracias a su API SOAP, XolidoSign se puede conectar fácilmente con cualquier aplicación. Documentación técnica detallada y soporte profesional.

Conclusión

Integrar XolidoSign en tus herramientas de gestión no solo acelera los procesos, sino que mejora la experiencia de empleados y clientes, refuerza la seguridad y cumple con todos los requisitos legales. Una inversión clave para avanzar en tu transformación digital.

El entorno educativo actual exige eficiencia y agilidad en cada proceso. Desde la gestión de matrículas hasta la firma de actas de evaluación y certificados académicos, pasando por la tramitación de autorizaciones y circulares, la documentación fluye constantemente. Sin embargo, muchos centros educativos aún se enfrentan a la lentitud y los costes asociados al manejo del papel.

XolidoSign Professional: La Solución Integral para la Firma Electrónica en el Ámbito Educativo

XolidoSign Professional se presenta como la herramienta definitiva para transformar la gestión de trámites académicos. Nuestra plataforma de firma electrónica está preparada para las necesidades del sector educativo, permitiendo digitalizar y optimizar procesos clave:

• Actas de Evaluación: Simplifica la recogida de firmas al final de cada evaluación, permitiendo a los docentes firmar de forma remota y segura, sin necesidad de coordinar reuniones presenciales. 
• Certificados Académicos: Emite y firma digitalmente certificados de estudios, diplomas y otros documentos acreditativos, ofreciendo a los alumnos un acceso rápido y seguro a su documentación. 
• Gestión de Matrículas: Agiliza la formalización de matrículas permitiendo a padres o tutores y al centro educativo firmar solicitudes, contratos y otros documentos de inscripción de forma electrónica, reduciendo los tiempos de tramitación y eliminando el papeleo. 
• Autorizaciones: Obtén consentimientos y autorizaciones para excursiones, actividades extracurriculares y otros eventos de forma rápida y sencilla a través de la firma electrónica, facilitando la comunicación con las familias. 
• Circulares y Comunicaciones: Envía circulares informativas y notificaciones importantes que requieran acuse de recibo y firma electrónica, asegurando que la información llega de manera efectiva y quedando constancia de ello.

Final de Curso sin Estrés: La Firma de Actas de Evaluación sin complicaciones

A medida que el final del curso se acerca, la firma de las actas de evaluación se convierte en una tarea prioritaria. Tradicionalmente, este proceso puede ser laborioso y requerir una gran coordinación para reunir a todos los firmantes en un mismo lugar y momento.

Con XolidoSign Professional, este escenario pertenece al pasado.

Nuestra plataforma permite una firma de actas de evaluación completamente digital, ofreciendo numerosas ventajas para tu centro educativo:

• Firma Remota y Asíncrona: Los docentes pueden revisar y firmar las actas desde cualquier dispositivo y en el momento que mejor les convenga, eliminando las barreras geográficas y de tiempo.
• Flujos de Trabajo Personalizados: Define flujos de firma específicos para cada tipo de documento, asegurando que las actas lleguen a las personas adecuadas en el orden correcto.
• Seguridad y Trazabilidad: Cada firma electrónica queda registrada con un sello de tiempo, garantizando la integridad del documento y proporcionando una completa trazabilidad del proceso.
• Reducción de Costes: Elimina los gastos asociados a la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos en papel.
• Mayor Eficiencia:Los equipos directivos y docentes pueden dedicar menos tiempo a gestiones burocráticas, permitiendo que se enfoquen en tareas pedagógicas de mayor valor. 

¿Listo para optimizar tus procesos y decir adiós al papeleo?

Solicite una demostración personalizada y descubra cómo su centro puede dar el salto a la gestión educativa digital.

XolidoSign Professional: firme con seguridad, eficacia y libertad.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. LEY ORGÁNICA 1/2025, DE 2 DE ENERO, DE MEDIDAS EN MATERIA DE EFICIENCIA DEL SERVICIO PÚBLICO DE JUSTICIA.

Las plataformas XolidoSign Professional y Corporate resuelven las necesidades del requisito de procedibilidad acreditando las comunicaciones electrónicas, la confidencialidad del acceso a la documentación utilizada en la negociación y la formalización del acuerdo con la firma electrónica, según lo indicado en la Ley Orgánica 1/2025 de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia.

La Ley 1/2025, ha introducido el requisito de procedibilidad que obliga a las partes a intentar una mediación antes de acudir a la vía judicial en determinados procedimientos civiles y mercantiles. Esta medida busca reducir la carga de los tribunales y fomentar la resolución amistosa de conflictos.

Para intentar esta mediación se han establecido los MASC, medios adecuados de solución de controversias en vía no jurisdiccional, que son diferentes tipos de actividades negociadoras.

¿Cuáles son los MASC a los que puedo acudir?

A los efectos de la Ley 1/2025, “se entiende por medio adecuado de solución de controversias cualquier tipo de actividad negociadora, reconocida en esta u otras leyes, estatales o autonómicas, a la que las partes de un conflicto acuden de buena fe con el objeto de encontrar una solución extrajudicial al mismo, ya sea por sí mismas o con la intervención de una tercera persona neutral.”

¿En qué casos es obligatoria la mediación?

Asuntos civiles y mercantiles, incluidos los conflictos transfronterizos.

Quedan excluidas las materias laboral, penal y concursal, así como cualquier asunto, con independencia del orden jurisdiccional, en los que una de las partes sea una entidad del sector público.

¿Cómo funciona el proceso de mediación?

La iniciativa de acudir a los MASC puede proceder de una de las partes, de ambas de común acuerdo o por derivación judicial o del letrado/a de la Administración de Justicia.

¿Cómo se acredita el intento de negociación?

Para cumplir con el requisito de procedibilidad, se deberá acreditar documentalmente el intento de la actividad negociadora.

Si hay actividad negociadora:

La formalización del acuerdo deberá firmarse por las partes y, en su caso, por sus representantes, en un documento que haga constar la identidad y el domicilio de las partes y, si procede, la identidad de sus abogadas y abogados y de la tercera persona neutral que haya intervenido, el lugar y fecha en que se suscribe, las obligaciones que cada parte asume y que se ha seguido un procedimiento de negociación ajustado a las previsiones de la ley 1/2025.

Si no hay actividad negociadora:

Si una de las partes inicia la actividad negociadora, pero la otra parte la ignora y transcurrieran treinta días naturales a contar desde la fecha de recepción de la solicitud inicial de negociación por la otra parte, se entenderá que se ha producido la terminación del proceso, y se deberá acreditar presentando evidencia de que se ha realizado la comunicación a la otra parte y que la ha recibido.

¿Qué ocurre si no se acredita la mediación?

Si una de las partes acude directamente a los tribunales sin haber intentado la mediación ni acreditarlo debidamente, el juez podrá inadmitir la demanda hasta que se cumpla con este requisito.

Confidencialidad

El proceso de negociación y la documentación utilizada en el mismo son confidenciales, salvo la información relativa a si las partes acudieron o no al intento de negociación previa y al objeto de la controversia.

¿Cómo Xolido puede ayudarte por medios electrónicos a cumplir con el procedimiento de mediación previo a la vía judicial?

Xolido te resuelve por medios electrónicos los tres pilares fundamentales del procedimiento de mediación:

• El requisito de procedibilidad acreditando las comunicaciones electrónicas.
• La confidencialidad del acceso a la documentación utilizada en la negociación.
• La formalización del acuerdo con la firma electrónica.

Xolido ofrece a través de sus plataformas XolidoSign Corporate y XolidoSign Professional,

• Comunicaciones Electrónicas Certificadas

Que garantizan la integridad y la autenticidad del contenido de la comunicación como asunto y texto, los documentos remitidos, así como la fecha y hora de envío y recepción.

Dispondrás de un medio de comunicación electrónica que ofrece garantías de seguridad, validez legal y prueba fehaciente de la comunicación y que se vuelve fundamental para acreditar el cumplimiento del requisito de procedibilidad por medios electrónicos y si las partes acudieron o no al intento de negociación previa y al objeto de la controversia; es decir, la fecha de recepción de la solicitud de negociación por la parte a la que se dirige, o la fecha del intento de comunicación, si dicha recepción no se produce.

Xolido, entidad inscrita en el Registro de Operadores de la CNMC como persona autorizada para la prestación de servicios de comunicaciones electrónicas, certifica las comunicaciones electrónicas realizadas.

• Confidencialidad

Mediante el envío certificado y acceso seguro de documentos, la información y documentos confidenciales estarán solo en manos de quien tú quieras. Tú decides la forma de acceso: certificado electrónico, pin disociado, acceso libre con enlace único. Controla y desactiva el acceso a tu información cuando quieras.

Podrás cumplir el requisito de confidencialidad de la Ley 1/2025, realizar ofertas vinculantes confidenciales y evitar que en caso de que se revele información o se aporte documentación en infracción de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1/2025, la autoridad judicial la inadmita y disponga que no se incorpore al expediente, sin perjuicio, además, de la responsabilidad que dicha infracción genere en los términos previstos en el ordenamiento jurídico.

• Firma electrónica

Realiza la firma del documento de formalización de los acuerdos vinculantes entre las partes o cualquier otro tipo de documentación.

En conclusión, ¿por qué elegir Xolido para tus comunicaciones electrónicas en la mediación?

• Validez legal: Xolido, entidad inscrita en el Registro de Operadores de la CNMC como persona autorizada para la prestación de servicios de comunicaciones electrónicas, otorga a sus certificaciones una validez legal sólida, lo que te permite demostrar la realización de la comunicación ante un juez o tribunal en caso de ser necesario.
• Seguridad: Xolido utiliza procesos criptográficos para garantizar la seguridad y la integridad de tus comunicaciones electrónicas, protegiéndolas contra manipulaciones y accesos no autorizados.
• Prueba fehaciente: Xolido te proporciona pruebas detalladas del envío y la recepción de tus comunicaciones, incluyendo fecha y hora, contenido de la comunicación y documentos remitidos.
• Facilidad de uso: Xolido se integra fácilmente en tus sistemas lo que te permite enviar comunicaciones certificadas sin cambiar tu forma de trabajar.

Gracias a estas características, XolidoSign se convierte en una herramienta esencial para acreditar el intento de mediación, evitando así la inadmisión de la demanda judicial por falta de procedibilidad.

El nuevo requisito de mediación busca agilizar la resolución de conflictos y fomentar acuerdos extrajudiciales. Contar con un sistema adecuado por medios electrónicos para acreditar la mediación es esencial para evitar problemas procesales.

Utiliza XolidoSign y sus Comunicaciones electrónicas para acreditar el Requisito de Procedibilidad y evitar la inadmisión de la demanda judicial